CAHIER DES CHARGES : 2 Objectifs et structuration

Formulation des besoins:

Ici il s’agit d’assister le maître d’ouvrage ou client dans la formulation de ses besoins. Autrement dit traduire les besoins en réalisation viable. Il est important dans cette phase d’intervenir avec une solide force de proposition pour guider le client et agir en tant que conseiller expert. Il faut être capable d’adapter l’objet final et de l’intégrer parfaitement dans la politique de communication existante ou remaniée. Il appartient ici au chef de projet de retranscrire les besoins en réponses techniques. Il est donc important pour le chef de projet de pratiquer une veille constante des outils existants pour être capable de répondre de façon optimale aux besoins techniques du client.

Stratégie de communication:

Il est essentiel de faire un tour d’horizon de l’existant. Il est indispensable d’analyser les formes de communication et l’environnement communicationnel de l’entité. En effet le site doit s’inscrire parfaitement avec les outils de communication déjà présents dans la stratégie de l’entité. Dans le cas d’une absence de stratégie ou d’un repositionnement de l’entité sur le plan communicationnel, il faut organiser une nouvelle stratégie en apportant un soin tout particulier au site internet dans son positionnement au sein de la stratégie. L’importance du site va bien entendu dépendre de l’activité de l’entité et de sa stratégie initiale. Le site dans tout les cas est un outil de communication très pointu à utiliser de manière aussi appliquée que les autres supports médias. Et ceci est d’autant plus vrai aujourd’hui avec l’utilisation grandissante du Web qui propose sans cesse de nouvelles applications.
Dès lors que l’on s’est acquitté de ce travail préparatoire, il est temps de mettre en place la stratégie de web communication avec pour points clés :

• Définition de la stratégie de communication.
• Elaboration des objectifs
• Choix des cibles de communication
• Actions à mener
• Choix des outils à mettre en place
• …

Les objectifs du site Web :

Quoi faire de son site ? C’est une question importante à se poser avant de mettre un site en ligne. Le site est un support de communication qui peut prendre plusieurs formes suivant son emploi. Un site peut faire office de vitrine virtuelle (catalogue, galerie…), il peut être utilisé comme panneau publicitaire (vecteur de la transmission d’un message particulier), comme un Magasin en ligne (tout bonnement structure du e-commerce), comme un support informatif gage de crédibilité (Blog professionnel, recueil d’information libre), comme place d’offre de services(banque en ligne, réservation de voyage), ou encore un lieu d’échanges ou de réunion entre internautes (communauté virtuelle, mise à disposition d’application, enrichissement de contenu par le public, …).
La liste n’est bien évidemment pas exhaustive étant donné la multitude d’applications qui existent actuellement sur Internet. Il faut donc trouver parmi toutes ces applications celles qui conviendront le mieux à l’entité représentée.

Eléments constitutifs du site :

Dans cette partie du cahier des charges on va se consacrer à des notions plus techniques en rapport avec la création proprement dite du site. C’est ici même que l’on va réfléchir à la structure du site en faisant intervenir plusieurs notions.
Atmosphère générale du site (cohérence avec la stratégie de communication, reflet du caractère de l’entité …)

• Charte Graphique (codes couleurs, correspondance avec les autres supports, …)
• Politique éditoriale (teneur du langage, thèmes cohérents, positionnement politico-social, …)
• Ergonomie Web (clarté, facilité d’accès, validation W3c, techniques d’incitation, …)
• Schéma du site (rubriques et sous-rubriques, mise en page)
• Principes de navigation (arborescence, liens logiques, cheminement voulu, …)
• Ergonomie des textes (lisibilité, mise en valeur, pourcentage de blanc, illustration, …)
• Interactivité avec le lecteur, client, visiteur (espace client, enquête, forum, assistance, newsletter, chat, notions de web 2.0, …)
• Technologies employées (Vidéos, Animation Flash, Ajax, …)
  

Politique de Sécurité et sauvegarde du site :

Selon les demandes du client et les spécificités du produit fini (bases de données clients, transit d’informations privées, paiement en ligne,…) il est primordial d’adopter une politique de sécurité en rapport avec les risques encourus par les propriétaires du site mais aussi par les usagers. Dans ce cas il faut savoir faire appel aux bonnes personnes ou organismes spécialisés dans la sécurisation du site. Le choix de l’hébergeur est tout aussi crucial dans ce domaine car c’est par lui que peuvent se faire les premières intrusions en cas de faille sécuritaire.

Charge de travail estimé pour le suivi et la mise à jour :

Il ne suffit pas de donner naissance à un site qui se veut communicant, interactif, réactif à l’actualité… Il faut prendre en considération la charge de travail qui va être requise par l’ensemble des fonctions que l’on aura attribué au site. Un Webmaster, un rédacteur en chef, un individu chargé de procéder à des actions de veilles ..., pourront être demandés par le fonctionnement du site. Le client devra alors être mis au courant de l’organisation qui suivra la mise en ligne ainsi que des coûts qu’il devra assumer par la suite.

Référencement et promotion :

Une fois le site mis en ligne il faudra penser aux moyens de promouvoir ce dernier. Dans le cas de site support d’une campagne événementielle on peut faire appel à des procédés bien particuliers tels que l’acquisition de mots clés sur courtes périodes, les campagnes d’e-mailing, l’achat de bandeaux publicitaires sur le web, la distribution d’encarts publicitaires, la diffusion de spots télévisés, l’achat d’articles dans la presse spécialisée... Ceci constitue la phase payante de la promotion et du référencement.
La seconde solution consiste à travers différentes techniques à optimiser le site pour qu’il soit bien référencé sur certains mots clés intéressants. Tout commence avec le référencement natif, puis avec l’affiliation, l’échange de liens avec des partenaires…
Dans cette phase, il faudra aussi que le chef de projet s’entoure de personnes compétentes en la matière. En effet le référencement et la communication sont des secteurs pointus qui récquièrent des savoir-faire bien particuliers.


Les ressources :

Pour terminer il sera intéressant pour l’agence Web de qualifier les ressources nécessaires le plus précisément possible. Ce travail permettra à l’entreprise de posséder une vision précise des moyens humains, physiques, logiciels et financiers. Il sera dès lors plus simple d’ajuster les coûts et de prodiguer la proposition commerciale la plus sûre possible pour l’agence Web.

CAHIER DES CHARGES : 1 Les Acteurs d’un Projet

Le cahier des charges spécifie les caractéristiques du produit, la nature et les termes juridiques des relations entre intervenants ainsi que le rôle de chacun. Au sein d'une agence Web il va servir à s'organiser autour du projet et à répondre au mieux aux attentes formulées par le client.

Contexte du projet :

Pour situer son cadre de travail il est de rigueur de procéder à l'étude de l’environnement du projet, de son contexte général, et ceci de manière plus délicate si l'on se trouve dans une situation particulière comme une periode de crise par exemple. On peut avoir à analyser un contexte social, économique, juridique … Il faut donc savoir s’entourer des bonnes personnes pour s’adapter parfaitement au contexte. Il est intéressant dans cette partie de formuler un historique de la situation, une sorte de bilan, qui va permettre de mieux appréhender le contexte actuel. « Comment sommes nous arrivés ici et pourquoi ? »

Organisation du projet :

C’est dans cette partie que l’on va nommer les protagonistes qui vont intervenir dans le déroulement du projet.

Comité de pilotage :

On y trouve le/les chef(s) de projets. Le comité est constitué de personnes capables de prendre des décisions sur l’ensemble des savoirs faires qui interviennent durant le projet. Il fait le lien direct entre le projet est la direction. C’est ici qu’il faut garantir la coordination entre les équipes, les talents et que l’on s’assure de la bonne santé du projet sur le plan calendaire, financier, social. En effet il ne faut pas négliger le plan social, à savoir les relations inter-acteurs. Le comité de pilotage regroupe plusieurs responsabilités qui lui incombent.

Equipe projet :

L’équipe projet regroupe les différentes professions et les différents talents. Si l’on sait que pour réussir il faut s’entourer des bonnes personnes, on le sait d’autant plus quand on est chef de projet et que l’on choisit son équipe. Développeur, intégrateur, graphiste, ergonome, hébergeur, référenceur …

Maîtrise d’ouvrage :

Ici c’est une notion juridique qui intervient, en effet la maîtrise d’ouvrage est souvent assurée par l’intermédiaire d’une personne physique pour le compte d’une entité morale. C’est le donneur d’ordre qui connait les besoins exacts du client final du site. La maîtrise d’ouvrage peut être assurée par le service communication d’une entreprise, par une collectivité locale représentée par un responsable en communication, par une agence de communication qui agit pour le compte d’un de ses clients…

Maîtrise d’œuvre :

La maîtrise d’œuvre va être représentée de manière physique par le chef de projet qui va travailler pour le compte de l’Agence Web. C’est donc le maître d’œuvre qui doit être garant de la bonne coordination entre les différentes solutions techniques.

Acteurs extérieurs:

Prestataires (intervenants extérieurs)
L’entreprise et/ou organisme extérieurs.
Chaque projet suivant son contexte ou ses besoins requiert des spécificités qui lui sont propre. Il n’est alors pas toujours évident de posséder au sein d’un Agence Web toutes les spécialités et les professions qui détiennent tout le savoir-faire de l’Internet. Il est donc courant de faire appel à des ressources extérieures à l’Agence en passant des contrats avec d’autres entreprises ou encore avec des freelances qui travaillent pour leur propre compte tout en étant couvert par leur statut juridique bien particulier.